Доля документів місцевих рад, що увійшли до складу об’єднаних територіальних громад
Добавив:
Коментарів: 0
Добавлено: 9-01-2018, 15:44
Переглядів: 5

 

Передавання документів ліквідованих органів місцевого самоврядування має здійснюватися на підставі ст. 31 чинного Закону України Про Національний архівний фонд та архівні установи, п. 3 ст. 8 Закону України Про добровільне об’єднання територіальних громад та п. 3 розд. XIV «Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5, якими передбачено наступне:

1.Передавання документів органу місцевого самоврядування, що ліквідується, здійснює комісія, утворена у встановленому порядку для передавання справ і майна. До складу комісії включається начальник архівного відділу райдержадміністрації .

2.Документи Національного архівного фонду, стосовно яких здійснено експертизу цінності й науково-технічне опрацювання, передаються за описами в архівний відділ райдержадміністрації.

3.Документи з кадрових питань, які пройшли науково-технічне опрацювання, передаються за описами та актами в районний трудовий архів, а у випадку його відсутності – в архівний підрозділ новоутвореного об’єднаного органу місцевого самоврядування.

4.Погосподарські книги, реєстри й книги запису нотаріальних дій, та інші документи, які не відносяться до Національного архівного фонду, передаються за описами в архівний підрозділ новоутвореного об’єднаного органу місцевого самоврядування.

5.Документи Національного архівного фонду, інші документи, які не пройшли експертизу цінності й науково-технічне опрацювання, також документи, не завершені у діловодстві, передаються за здавальними описами й актом в архівний підрозділ новоутвореного об’єднаного органу місцевого самоврядування.

Незалежно від того, як вирішуватиметься доля документів постійного, тривалого (понад 10 років), з кадрових питань (з особового складу) в умовах децентралізації, вирішальним фактором при ліквідації (реорганізації) сільських рад, який передував їх об’єднанню, було науково-технічне опрацювання документів по день їх ліквідації, за умови схвалення та погодження відповідних описів та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ експертно-перевірною комісією Держархіву Чернівецької області (далі – ЕПК).

У майбутньому об’єднана міська або селищна рада фондуватиметься як окремий фонд і описи на їх документи починатимуться з № 1.

Підготовка документів, що утворилися в діяльності сільської ради, до передавання на архівне зберігання, включає такі процеси проведення експертизи цінності документів як формування та оформлення справ, укладання описів справ і актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, приймання-передавання справ на архівне зберігання.

Основним нормативним документом при здійсненні експертизи цінності документів, що відклалися в сільських радах, є "Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів»(далі–Перелік). Строки зберігання документів, встановлені Переліком, є обов’язковими для всіх юридичних осіб, незалежно від форми власності.

Незалежно від подальшого місцезнаходження документів ліквідованої сільської ради обов'язковим є етап приймання-передавання документів до укрупненої міської ради за відповідними актами. Форма акта розроблена.

Порядок передавання і подальшого користування документами ліквідованої сільської ради передбачається у розпорядженні міського голови об'єднаної міської ради.

Передавання документів сільської ради, що ліквідується, входить до обов'язків комісії, створеної для передавання справ і майна.

Роботі із безпосереднього приймання-передавання документів має передувати здійснення перевіряння наявності та стану справ (документів). Форма акта розроблена.

У разі, якщо будь-якої справи з числа внесених в описи не виявлено, укладається картка обліку невиявленої справи. Форма картки розроблена.

Справи, що пройшли процес науково-технічного опрацювання, описи на які схвалено та погоджено ЕПК, передаються за такими актами:

- акт № 1 за описом погосподарських книг за _______роки;

- акт № 2 за описом документів з нотаріальних дій за ______ роки;

- акт № 3 за описом справ із землеустрою та землекористування за ____ роки;

- акт № 4 за описом справ з кадрових питань (особового складу) за ____ роки.

Окремі акти укладаються на документи тимчасового зберігання, а також на документи постійного, тривалого (75 років) зберігання, які ще не опрацьовані, а також на ті, що ще не завершені діловодством. Зазначені категорії документів передаються за номенклатурами справ.

Одним з найважливіших заходів щодо забезпечення збереженості документів є здійснення науково-технічного опрацювання документів ліквідованої сільської ради по день ліквідації – терміново, у стислі строки:

- справи постійного зберігання, після схвалення на них описів ЕПК, передаються до архівного відділу районної держадміністрації;

- справи з кадрових питань (особового складу), за погодженими ЕПК описами, справи тимчасового зберігання, строк зберігання яких ще не минув, можуть передаватися в трудовий архів;

- погосподарські книги, документи з нотаріальних дій ліквідованої сільської ради передаються для подальшої роботи з ними до архівного підрозділу об'єднаної міської ради.

Людмила Нікольчук,

начальник архівного відділу

Кіцманська районна державна адміністрація.



Джерело http://kitsman.rayon.cv.ua/
Інформація
Відвідувачі, Ви так само можете залишити коментарі до даної публікації
Схожі новини:




Особистий кабінет